Integration des KI-Telefonassistenten CGM one in CGM MEDISTAR: Effizienzsteigerung und verbesserte Patientenkommunikation

Erschienen am 21.04.2025 auf praxisvoice.de, rekonstruiert aus dem Internet Archive.

Die Notwendigkeit digitaler Lösungen in der modernen Arztpraxis

Herausforderungen im Praxisalltag

Die tägliche Arbeit in einer Arztpraxis ist geprägt von wiederkehrenden Anrufen, Terminabsprachen, Rezeptanfragen, Rückrufen und organisatorischen Aufgaben. In vielen Fällen muss das Praxisteam gleichzeitig den Patientenbetrieb am Empfang bewältigen und das Telefon betreuen, eine Herausforderung, die nicht selten zu Stress, Überlastung und langen Wartezeiten für Anrufende führt.

Gerade in Stoßzeiten wie dem frühen Morgen oder nach Feierabend verzeichnen viele Praxen ein hohes Anrufvolumen, dem sie mit begrenzten personellen Ressourcen kaum gerecht werden können. Patienten beklagen besetzte Leitungen oder lange Wartezeiten, was sich negativ auf die Patientenzufriedenheit auswirkt. Auch das medizinische Fachpersonal leidet unter der Dauerbelastung, da konzentriertes Arbeiten immer wieder durch das Telefon unterbrochen wird.

Die Rolle von KI in der Medizin

Künstliche Intelligenz (KI) ist in den letzten Jahren zunehmend in den Gesundheitssektor vorgedrungen, nicht nur in der Diagnostik oder Forschung, sondern auch in der täglichen Praxisorganisation. Digitale Assistenten können Aufgaben übernehmen, die bisher manuell erledigt wurden, etwa die Anrufannahme, die Erfassung von Anliegen oder sogar die Terminvergabe.

Ein KI-Telefonassistent agiert dabei als virtuelle Rezeption: Er nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen, erkennt das Anliegen des Patienten per Spracherkennung und leitet die Informationen automatisiert an die Praxissoftware weiter. Dies entlastet das Team, steigert die Erreichbarkeit der Praxis und erhöht die Zufriedenheit der Patienten erheblich.

Praxisvoice.de hat sich genau auf diese Lösung spezialisiert und bietet mit der Integration des CGM one Telefonassistenten eine smarte, datenschutzkonforme und leistungsstarke Erweiterung für Praxen, die mit CGM MEDISTAR arbeiten.

Überblick über CGM MEDISTAR und CGM one

Funktionen und Vorteile von CGM MEDISTAR

CGM MEDISTAR zählt zu den etabliertesten Praxissoftwarelösungen in Deutschland. Die Software wird von tausenden Arztpraxen eingesetzt und unterstützt das medizinische Personal bei der Organisation des Praxisalltags. Mit einem hohen Maß an Anpassbarkeit und Modulfunktionalität bietet CGM MEDISTAR unter anderem:

• Elektronische Patientenakte (ePA)
• Terminplanung und Ressourcenverwaltung
• Rezeptverwaltung und Medikamentenmanagement
• Schnittstellen zu Labor, KV und anderen Partnern
• Abrechnungsfunktionen gemäß EBM und GOÄ
• Datenschutzkonforme Kommunikation per KIM

Durch kontinuierliche Weiterentwicklung bleibt CGM MEDISTAR stets am Puls der Zeit und bietet regelmäßige Updates, um rechtliche und funktionale Neuerungen abzudecken.

Was CGM MEDISTAR jedoch besonders auszeichnet, ist die hohe Kompatibilität zu Erweiterungen und Drittanwendungen, wie z. B. dem KI-Telefonassistenten CGM one.

Einführung in den CGM one Telefonassistenten

CGM one ist die modulare Plattform der CompuGroup Medical, die digitale Zusatzservices rund um den Praxisalltag bündelt. Einer der innovativsten Bausteine dieser Plattform ist der KI-basierte Telefonassistent, der es ermöglicht, eingehende Anrufe vollautomatisch zu bearbeiten, selbst außerhalb der Sprechzeiten.

Kernfunktionen des CGM one Telefonassistenten:

• Anrufannahme 24/7: Kein Patient muss mehr in der Warteschleife hängen oder mehrfach anrufen.
• Spracherkennung & KI-Verarbeitung: Das Anliegen wird mittels Spracherkennung erfasst, verstanden und verschlagwortet.
• Anliegenklassifizierung: Die KI erkennt, ob es sich um einen Terminwunsch, eine Rezeptanfrage oder eine Rückrufbitte handelt.
• Weiterleitung an die Praxissoftware: Alle erfassten Informationen werden in strukturierter Form an CGM MEDISTAR übergeben.
• Benachrichtigung des Teams: Je nach Anliegen wird das Praxisteam per Inbox, E-Mail oder interner Nachricht informiert.

Der Telefonassistent ersetzt dabei nicht den menschlichen Kontakt, sondern ergänzt und entlastet ihn. Patienten fühlen sich gehört, und das Praxisteam kann sich besser auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren.

Vorteile der Integration von CGM one in CGM MEDISTAR

Automatisierte Anrufbearbeitung: Nie wieder besetzte Leitungen

Die größte Stärke des CGM one Telefonassistenten liegt in seiner Fähigkeit, eingehende Anrufe vollständig automatisiert und intelligent zu bearbeiten. In Kombination mit CGM MEDISTAR wird aus einem simplen Sprachassistenten ein echter Praxismanager.

So funktioniert’s in der Praxis:

• Patienten rufen an, z. B. um ein Rezept zu bestellen oder einen Termin zu vereinbaren.
• Der KI-Assistent nimmt den Anruf an, erkennt automatisch das Anliegen und stellt gezielte Rückfragen.
• Die gesammelten Informationen werden in strukturierter Form direkt in CGM MEDISTAR übertragen, z. B. als Eintrag im Patientenprofil oder als Aufgabe im internen Nachrichtensystem.

Das Resultat: Kein Patient muss mehr lange in der Warteschleife bleiben oder mehrfach anrufen, um durchzukommen. Für die Praxis bedeutet das eine drastische Reduktion der Telefonbelastung und mehr Zeit für die persönliche Betreuung vor Ort.

Verbesserte Terminplanung und Rezeptverwaltung

Die KI erkennt typische Anliegen wie „Ich brauche ein Folgerezept“, „Ich möchte einen Termin zur Blutabnahme“ oder „Ich bitte um Rückruf“, und verarbeitet diese gezielt weiter.

Beispiel: Rezeptbestellung

• Patient: „Ich brauche mein Blutdruckmittel Lisinopril wieder.“
• Assistent: „Für welches Medikament möchten Sie ein Folgerezept bestellen?“
• Information wird geprüft (z. B. ob das Medikament zuletzt verschrieben wurde), automatisch dokumentiert und bei Bedarf freigegeben, mit Übergabe an die Medikamentenverwaltung von CGM MEDISTAR.

Beispiel: Terminwunsch

• Patient: „Ich möchte einen Kontrolltermin für meine Schilddrüse.“
• Assistent erkennt Fachgebiet und überträgt den Wunsch an den Kalender oder hinterlegt ihn als Aufgabe.

So wird aus einem simplen Sprachdialog eine vollständige, praxisrelevante Dokumentation, ohne manuelle Zwischenschritte.

Entlastung des Praxisteams: Mehr Zeit für die Patienten

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels und hoher Belastung im Gesundheitswesen ist es entscheidend, Ressourcen sinnvoll einzusetzen. Der CGM one Telefonassistent übernimmt dabei standardisierbare, repetitive Aufgaben, ganz ohne menschliches Eingreifen.

Vorteile für das Team:

• Konzentration auf die medizinische Versorgung vor Ort
• Deutlich weniger Unterbrechungen durch klingelnde Telefone
• Reduzierung von Stress, Frust und Überstunden
• Bessere Work-Life-Balance für MFA und Ärzte

Und nicht zu vergessen: Die Qualität des Patientenerlebnisses steigt messbar, weil Anliegen schneller, klarer und rund um die Uhr entgegengenommen werden.

Technische Aspekte der Integration

Nahtlose Anbindung von Praxisvoice an CGM MEDISTAR

Die große Stärke von Praxisvoice liegt nicht nur in der KI-Technologie selbst, sondern in der maßgeschneiderten Implementierung für jede Praxis. Wir verbinden unseren KI-basierten Telefonassistenten direkt mit Ihrer vorhandenen Praxissoftware, in diesem Fall CGM MEDISTAR.

So funktioniert die Integration im Detail:

• Unsere Spezialisten richten die Verbindung zwischen dem Praxisvoice-System und CGM MEDISTAR ein.
• Eingehende Anrufe werden durch unsere KI verarbeitet und in strukturierter Form an die MEDISTAR-Oberfläche oder das interne Aufgaben-/Kalendersystem übergeben.
• Praxisvoice kommuniziert über sichere, verschlüsselte Schnittstellen, vollständig datenschutzkonform gemäß DSGVO und medizinrechtlichen Standards.

Das bedeutet: Keine Insellösungen, keine parallelen Tools, sondern eine Erweiterung Ihres gewohnten Systems mit echten Effizienzgewinnen.

Datenschutz und Sicherheit: Praxisvoice erfüllt alle Anforderungen

Gerade im medizinischen Umfeld hat Datensicherheit oberste Priorität. Deshalb ist Praxisvoice vollständig konform mit den Richtlinien für:

• DSGVO / Datenschutzgesetzgebung
• IT-Sicherheitsrichtlinie für Arztpraxen
• Anforderungen der Kassenärztlichen Vereinigungen
• Kommunikation im Medizinwesen (KIM)

Alle Gesprächsinhalte werden ausschließlich zur Verarbeitung des Anliegens genutzt und nicht dauerhaft gespeichert, optional kann eine automatische Löschung nach definierter Zeit konfiguriert werden. Unsere Server stehen in deutschen Rechenzentren mit höchsten Sicherheitsstandards (ISO 27001 zertifiziert).

Implementierungsprozess mit persönlichem Support

Wir übernehmen die vollständige Einrichtung, von der Planung bis zum Live-Betrieb:

• Bedarfsanalyse und Beratung Welche Anliegen sollen automatisiert werden? Welche Zeiten, Sprachen, Prioritäten?
• Systemanbindung Konfiguration der Schnittstellen zu CGM MEDISTAR durch unsere Techniker.
• Einrichtung des Sprachmoduls Anpassung der Spracherkennung und Dialogführung an Ihre Praxis.
• Testphase & Optimierung In einem geschützten Testmodus analysieren wir die Abläufe und nehmen Feinjustierungen vor.
• Live-Schaltung mit Monitoring Nach Freigabe geht der Assistent in den produktiven Betrieb, begleitet von einem Support-Team, das im Hintergrund mitläuft.

Praxisvoice bedeutet: Kein technisches Risiko, keine Extraarbeit für Sie, sondern ein reibungsloser Übergang in die digitale Praxiszukunft.

Fallstudien und Erfahrungsberichte

Fallbeispiel 1: Allgemeinarztpraxis in NRW, spürbare Entlastung des Teams

In einer mittelgroßen hausärztlichen Praxis mit drei Ärzten und acht Mitarbeitenden in Nordrhein-Westfalen wurden täglich bis zu 120 Anrufe registriert, die meisten davon in den Morgenstunden. Das Team war überlastet, Patienten beschwerten sich regelmäßig über lange Wartezeiten am Telefon.

Seit der Integration von Praxisvoice in Kombination mit CGM MEDISTAR hat sich die Situation grundlegend verändert:

• Rund 75 % der Anrufe werden jetzt vom KI-Assistenten entgegengenommen.
• Rezeptanfragen und Terminwünsche werden automatisiert ins System übermittelt.
• Die Mitarbeitenden am Empfang können sich wieder auf die Patienten vor Ort konzentrieren.

Das Feedback der Praxisleiterin: „Ich war anfangs skeptisch, ob Patienten einen digitalen Assistenten akzeptieren würden, aber inzwischen fragen sie aktiv danach. Unser Team ist deutlich entspannter, die Abläufe sind effizienter und es fühlt sich an, als hätten wir eine zusätzliche Mitarbeiterin bekommen, nur dass sie nie Pause macht.“

Fallbeispiel 2: Facharztpraxis für Kardiologie, Spezialisierte Dialogführung

Ein Kardiologe in Baden-Württemberg suchte eine Lösung, um die Vielzahl an telefonischen Rückfragen zu Voruntersuchungen, Rezeptverlängerungen und Terminverschiebungen in den Griff zu bekommen, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.

Praxisvoice wurde implementiert mit:

• Fachspezifischer Spracherkennung („Belastungs-EKG“, „Langzeitmessung“, „Blutverdünner“)
• Anpassung der KI-Dialoge auf das Leistungsspektrum der Praxis
• Verknüpfung mit CGM MEDISTAR zur automatisierten Übergabe der Anrufdaten

Ergebnis:

• 90 % der Anrufe werden ohne menschliches Eingreifen korrekt erfasst.
• Das Praxisteam bearbeitet die Anliegen gebündelt im Backend, im eigenen Tempo.
• Patienten berichten von einer „modernen und angenehmen Erfahrung“.

Fallbeispiel 3: Gynäkologische Gemeinschaftspraxis, 24/7 Erreichbarkeit

Viele Patientinnen der gynäkologischen Gemeinschaftspraxis in München äußerten den Wunsch, auch abends oder am Wochenende Anliegen platzieren zu können. Praxisvoice wurde hier als 24-Stunden-Telefonassistent eingerichtet.

Besonderheiten:

• Anrufannahme auch außerhalb der Öffnungszeiten
• Automatisierte Erfassung von Rückrufbitten, Rezeptwünschen, Terminabsagen
• Übergabe der Anfragen direkt an CGM MEDISTAR als Aufgabenliste für den nächsten Arbeitstag

Vorteil:

• Keine verpassten Anrufe mehr
• Patienten fühlen sich ernst genommen, auch wenn niemand „live“ abhebt
• Deutlich verbesserte Patientenbindung

Digitale Erweiterungen von Praxisvoice, Heute schon verfügbar

Praxisvoice ist mehr als nur Telefonie

Die Anbindung unseres KI-Telefonassistenten an CGM MEDISTAR ist nur der erste Schritt. Als Komplettlösung für digitale Patientenkommunikation bietet Praxisvoice heute schon ein ganzes Portfolio an smarten, KI-gestützten Modulen, vollständig implementierbar, sofort verfügbar und direkt auf Ihre Praxisabläufe zugeschnitten.

Alle verfügbaren Module im Überblick

1. Intelligentes Rückrufmanagement

Unser Rückrufsystem erkennt, priorisiert und organisiert Rückrufbitten nach Dringlichkeit und Thema. So geht kein Anliegen mehr verloren, und Ihr Team weiß genau, wann wer zurückrufen muss.

2. KI-gestützte Chatfunktion (Web & App)

Der Chatassistent beantwortet auf Ihrer Webseite oder in Ihrer Patienten-App rund um die Uhr typische Anfragen, etwa zu Öffnungszeiten, Rezeptwünschen oder organisatorischen Details. Optional mit Übergabe an Ihr Praxisteam, falls der Chat nicht ausreicht.

3. Patientenportal mit Self-Service-Funktionen

Patienten können über ein verschlüsseltes Online-Portal:

• Termine buchen oder verschieben,
• Rezepte oder Überweisungen anfordern,
• Rückfragen stellen,
• Dokumente hochladen oder herunterladen.

Alle Anliegen werden automatisch strukturiert weitergeleitet, auf Wunsch direkt an CGM MEDISTAR.

4. Automatische Dokumentation & Transkription

Unsere KI erkennt Inhalte aus Telefonaten und Chat-Verläufen, wandelt diese in strukturierte Notizen um und ermöglicht eine effiziente, sichere Vorbefüllung von interner Kommunikation, Akten oder Formularen, ganz ohne manuelle Nacherfassung.

5. Integration von Videosprechstunden

Wir integrieren auf Wunsch Ihre bestehende oder neue Videosprechstunden-Plattform direkt in Ihre Patientenkommunikation. Ob über CGM CLICKDOC oder andere Systeme, Praxisvoice sorgt für einen reibungslosen Ablauf und bündelt alles unter einem digitalen Dach.

Praxisvoice ist die zentrale Schnittstelle für Ihre digitale Kommunikation, heute schon einsatzbereit, bewährt und individuell konfigurierbar.